Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Leivo Tmi, Vuolteenkatu 1, 33100 Tampere

Y-tunnus 3089615-1

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Asianajaja Samu Leivo, p. 050 490 0145, samu@samuleivo.fi

3. Rekisterin nimi

Asianajotoimisto Leivo Tmi:n asiakas- ja toimeksiantorekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu Asianajotoimisto Leivo Tmi:n ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen sekä asiakkaan suostumukseen. Tämän lisäksi henkilötietoja käsitellään oikeuden tai muun viranomaisen määräämän tehtävän hoitamiseksi, laissa säädettyjen velvollisuuksien noudattamiseksi sekä oikeutetun edun toteuttamista varten.

Henkilötietoja käsitellään:

asiakkaan toimeksiantojen hoitamiseen
mahdollisten esteellisyyksien selvittämiseen toimeksiantoa vastaanotettaessa
asiakassuhteen hoitamiseen
asiakasyhteydenpitoon
asiakassuhteeseen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseen
asiakkaan maksukäyttäytymisen ja työtilausten seuraamiseen viranomaisten sekä lakiin perustuvien määräysten ja ohjeiden mukaiseen säilytys- raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään sen ajan kuin ne ovat tarpeen toiminnan kannalta sekä velvoittavan lainsäädännön ja asianajajaliiton ohjeistuksen mukaan. Toimeksiantomateriaali arkistoidaan vähintään 10 vuodeksi toimeksiannon päättymisestä lukien, jonka jälkeen tiedot ja materiaali hävitetään tietoturvallisesti.

Rekisterin pääasiallinen sisältö riippuen siitä, onko asiakas henkilö vai yritys:

yrityksen nimi ja Y-tunnus
henkilön nimi ja henkilötunnus
henkilön/yrityksen postiosoite sekä puhelinnumero
henkilön/yrityksen sähköpostiosoite
www-sivustojen osoitteet
lainsäädännön edellyttämän toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten kopio henkilöllisyystodistuksesta
Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) edellyttämiä tuntemistietoja
toimeksiannon laatu
asiakkaan vasta- ja myötäpuolia koskeva henkilötiedot
laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tiedot, myös vakuutustiedot
muut toimeksiannon hoitamiseksi tarvittavat henkilötiedot esim. siviilisääty, perhesuhteet, työpaikka, asema tai titteli organisaatiossa, varallisuus, velat, terveydentila.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallisena tietolähteenä toimii asiakas itse ja yrityksen puolelta rekisteristä vastaava henkilö.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta: www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisissa sekä muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietoja voidaan kerätä myös viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön rajoissa tässä rekisteriotteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille, paitsi jos voimassa oleva lainsäädäntö tähän velvoittaa. Tietoja voidaan julkaista vain niiltä osin, kuin on asiakkaan kanssa sovittu.

Henkilötietojasi saatetaan luovuttaa lukuumme toimiville käsittelijöille, jotka ovat sitoutuneet voimassaolevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla suojaamaan henkilötietojasi sekä käsittelemään niitä vain lukuumme ja antamiemme ohjeiden perusteella ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja EU- tai ETA -alueiden ulkopuolelle, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä asiakkuuden ja palvelun tuottamisen kannalta. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojasta, sopimalla henkilötietojen käsittelijän kanssa käyttäen mallisopimuslausekkeita tai muita tietosuojalainsäädännön mukaisia keinoja.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta, ja niin fyysistä aineistoa kuin tietojärjestelmissä olevaa tietoa käsitellään ja suojataan asianmukaisesti. Mikäli rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niin laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että fyysistä- ja digitaalista aineistoa, tietojärjestelmien käyttöoikeuksia sekä muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia tiedon täydentämistä tai korjaamista. Omien henkilötietojen oikaisupyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi edellyttää oikaisupyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa oikaisupyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Hänellä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi edellyttää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa oikaisupyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä henkilötietolakia koskevassa asiassa valvontaviranomaisen puoleen. Lisätietoja saa osoitteesta: https://tietosuoja.fi